Das neue Jahr hat wieder begonnen – die beste Zeit um alte Unterlagen zu entsorgen. Aber immer wieder stellt sich die Frage: Wie lang muss ich Lohnunterlagen aufbewahren? Wann kann ich meine „alten“ Buchhaltungen entsorgen?
Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsunterlagen
Generell gilt: Buchhaltungsunterlagen – und hierzu gehören nicht nur die Auswertungen des/der Steuerberaters/-in, sondern auch die dazugehörigen Ein- und Ausgangsrechnungen (dies gilt auch für digitale Rechnungen – diese sind samt dazugehörigem digitalen Schriftverkehr abzuspeichern, wobei die Lesbarkeit der Medien auch noch nach 10 Jahren gewährleistet sein muss), Kontenblätter (soweit noch vorhanden), Buchungsbelege, Bilanzen und Inventare, Einnahmeüberschussrechnungen, aber auch Datenträger, auf denen dies alles gespeichert ist – sind 10 Jahre aufzubewahren. Dieser Zeitraum beginnt mit Ende des Jahres, in dem die letzten Eintragungen in der Buchhaltung vorgenommen wurden.
In diesem Jahr (2016) dürfen Sie demnach die Unterlagen von 2005 und früher vernichten.
Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen
Lohnunterlagen unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren, die Lohnbuchhaltung für 2015 muss demnach bis zum 31.12.2021 aufbewahrt werden. 2016 dürfen die Unterlagen bis 2009 entsorgt werden.
Aber Achtung: Lohnunterlagen, die auch für eine betriebliche Gewinnermittlung von Bedeutung sind, müssen ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden.
Ebenfalls einer Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren unterliegen Handelsbriefe (ausgenommen Ein- und Ausgangsrechnungen, s. Buchhaltung), Geschäftsbriefe, E-Mails und andere digitale Dokumente.
Wichtig für Privatpersonen
Rechnungen über Bau- und Renovierungsarbeiten sind vom Leistungsempfänger 2 Jahre aufzubewahren.
Sollten Sie beispielsweise am 10.10.2014 eine Rechnung erhalten haben, müssen Sie diese bis zum 31.12.2016 verwahren.
Quellen und weitere Informationen:
- Haufe Lexware GmbH Co. KG, Melanie Rößler (verantwortliche Online-Redakteurin v. i. S. d. § 55 Abs. 2 RStV.), 2016. Aufbewahrungspflicht 1/Lohnunterlagen sind 6 Jahre aufzubewahren. Freiburg: Haufe Lexware GmbH & Co. KG [Zugriff am: 26.01.2016]. Verfügbar unter: www.haufe.de/personal
- Wikipedia: Wikimedia Foundation Inc., 09.01.2016. Aufbewahrungsfrist. San Francisco: Wikimedia Foundation Inc. [Zugriff am: 26.01.2016]. Verfügbar unter: www.wikipedia.de
© Bild: Thilo Ross
Stand Blogeintrag: 26.01.2016