Chaos im Büro
Wer hat das nicht: Chaos im Büro – der eine vielleicht weniger, der andere mehr. Widmen wir uns mit diesem Text einem etwas unangenehmen Thema.
Wann ist Chaos Chaos?
Zunächst einmal muss festgehalten werden, dass die Empfindung von Chaos subjektiv ist: Ich erlebe es immer wieder, dass Kunden sagen, dass sie ein furchtbares Durcheinander haben und dann stehe ich vor drei Ablagekörben, die binnen kürzester Zeit sortiert sind. Oder ich komme in Büros, in denen auf dem Schreibtisch kein Quadratzentimeter der Tischplatte (und manchmal auch Computertastatur) mehr sichtbar ist und ich erfahre, dass mit dem Aufräumen bereits begonnen wurde, und es vorher noch viel schlimmer war – mit der Betonung darauf, dass es ja jetzt schon ganz gut aussähe.
Unordnung wird genau dann zur „Bedrohung“, wenn wichtige Unterlagen nicht mehr gefunden werden können. Viel wichtiger sei aber zu betonen, dass es dann wirklich prekär wird, wenn einen die Unordnung und das damit verbundene Unerledigte und Aufgeschobene mental belastet, und das nicht nur während der Arbeitszeit, sondern in den Feierabend und in das Wochenende hinein. Sobald sich Personen nämlich vom Zustand ihres Büros und ihrer Arbeitsräume beeinträchtig fühlen, sei es, weil sie nichts finden oder aber in ihrem Ablauf blockiert werden, muss etwas dagegen unternommen werden.
Wege aus der Unordnung
Natürlich weiß jeder: Um Unordnung in einigermaßen gelenkte Bahnen zu lenken, muss aufgeräumt werden!
Chaos entsteht nicht zwangsläufig, weil eine Person per se unordentlich ist. Die häufigsten Gründe für die Entstehung von Unordnung sind der Mangel an
- einem (funktionierenden) Ordnungssystem
- Zeit
- Manpower
- Disziplin
Um Unordnung zu entwickeln, reicht es, dass einer der Punkte zutrifft. In Härtefällen kommen alle vier Punkte zusammen!
Nicht selten erlebe ich auch, dass Chaos entsteht, weil eine regelrechte Angst davor herrscht, sich von Dingen, Schriftsätzen etc. zu trennen – auch wenn sie längst verjährt sind oder schlicht nicht mehr benötigt werden. Dann werden Unterlagen, Zeitschriften, Kataloge etc. aufbewahrt, die schon lange hätten entsorgt werden können. Ich empfehle: Weg damit!
Ihr Mehrwert
Ordnung zu schaffen hat viele Vorteile:
- Zeitersparnis durch das Wegfallen aufwändiger Suchaktionen
- professionelles Auftreten, weil immer alles zur Hand ist
- zufriedene Kunden, weil nichts übersehen und vergessen wird
- Übersichtlichkeit – für alle Mitarbeiter
- Platzersparnis
- Materialersparnis, da Zweit- und Drittabzüge und Ausdrucke wegfallen
- Wohlempfinden
Ordnung halten
Wenn Sie die vier oben aufgeführten Punkt Ordnungssystem, Zeit, Manpower und Disziplin beherzigen, ist das Chaos zu bändigen.
Das Konzept eines Ordnungssystems und die Hinterfragung, ob dieses wirklich zu den Arbeitsabläufen passt, ist unumgänglich. Bedenken Sie, dass Sie mal (spontan) ausfallen können und ein Kollege ihre Aufgaben übernehmen muss. Wenn alles ordentlich ist, findet er schnell, was er benötigt. Daher sehe ich es auch als kollegiale Pflicht an, Ordnung zu halten.
Das Ablegen von Unterlagen sollte idealerweise in den Arbeitsprozess einfließen und nicht separat stattfinden. Passt das, aus welchen Gründen auch immer, nicht wirklich in diesen Ablauf, empfehle ich, sich einen festen Zeitrahmen – und dabei wären wir auch schon bei der Disziplin – für die Ordnungsschaffung, festzulegen; das können etwa die letzten 15 Minuten des Arbeitstages sein – es gibt nämlich nichts Erfrischenderes, als am Folgetag an einen aufgeräumten Arbeitsplatz zu kommen und gleich mit den wirklich wichtigen Themen loslegen zu können!
Wenn Aufgaben, wie das Ablegen von Unterlagen oder Verstauen von Material an Mitarbeiter weitergegeben werden, sollte das System aber trotzdem allen, die sich dieser Unterlagen bedienen, zugänglich sein. Der Mitarbeiter, dessen Aufgabe dies nun ist, sollte sich dafür entsprechend Zeit nehmen (können) – klappt das nicht, muss Rücksprache mit den entsprechenden Kollegen und Vorgesetzen gehalten werden.
Aber: Das alles ist in der Theorie leichter gesagt ist, als in die Praxis umgesetzt. Gelingt es Ihnen nicht, Ordnung zu schaffen und zu halten, empfehle ich, sich Hilfe von außen zu holen – sprechen Sie mich an. Ich erstelle gerne ein Ordnungssystem für Sie und helfe Ihnen bei der Umsetzung und Aufrechterhaltung!