Teamsitzungen - warum sie so wichtig sind

Teamsitzungen – warum sie so wichtig sind

Tabea Häcker Wissenswertes Kommentar hinterlassen

Teamsitzungen – warum sie so wichtig sind

Wie wichtig sind Teamsitzungen in (kleinen) Unternehmen?

Dass Teamsitzungen in Projektgruppen, die etwas Gemeinsames erarbeiten, abgehalten werden, ist Praxis. Wie wichtig ist es aber Teamsitzungen mit allen Mitarbeitern in Unternehmen durchzuführen, in dem jeder sein Aufgabengebiet hat?

Vor dieser Frage stehe ich in meinem Arbeitsalltag ständig und sehe leider eines: Nicht viele kleinen Unternehmen – gemeint sind hier Unternehmen mit bis zu 10 Personen – halten regelmäßig Teamsitzungen ab, manche sogar gar keine. Meist mangelt es an Zeit oder daran, dass kein gemeinsamer Termin gefunden wird. Oder aber man hat im Unternehmen nicht realisiert, dass auch der Kontakt zwischen den Mitarbeitern gefestigt werden muss, die vielleicht in erster Hinsicht nicht viel miteinander zu tun haben.

Es kommt aber auch vor, dass Führungskräfte dieses Instrument für nicht wichtig erachten, dabei ist es doch eine sehr wichtige Aufgabe – gerade der Chefs!

Wozu Teamsitzungen?

Teamsitzungen sind unumgänglich, um alle Mitarbeiter über Interna des Unternehmens und Projekte zu unterrichten. Ich halte es für wichtig und unumgänglich, dass jeder Mitarbeiter weiß, woran jeder andere Kollege gerade arbeitet und welches seine Aufgaben sind. So wird Transparenz geschaffen.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Stärkung des „Wir-Gefühls“ innerhalb des Teams. Durch das Schaffen von Raum für Diskussion, dem Artikulieren von persönlichen Belangen und Erfahrungen kann dieses Gefühl entstehen und gestärkt werden. Jeder einzelnen Person – egal in welcher hierarchischen Ordnung diese steht – sollte die Möglichkeit gegeben werden, zu Wort zu kommen. Eine wichtige Aufgabe des Teamleiters, bzw. der Führungskraft, liegt darin, eher schüchterne Personen aus der Reserve zu locken und diese auch um Ihre Meinung zu bitten.

Eine Methode könnte sein, die Sitzungen jedes Mal von einem anderen Mitarbeiter leiten und protokollieren zu lassen, das verändert den (individuellen) Blickwinkel ganz automatisch.

Wie oft sollen Teamsitzungen durchgeführt werden?

Wichtig ist, dass Teamsitzungen regelmäßig stattfinden; dies kann wöchentlich sein, 14tägig aber auch monatlich. Ich persönlich rate zu mindestens einer Teamsitzung im Monat. Die Intervalle sollten aber so gesetzt sein, dass zwischen den jeweiligen Terminen genug Zeit ist, gestellte Aufgaben auch bis zur nächsten Sitzung erledigen zu können um dann über die Entwicklung und Resultate berichten zu können.

Auf alle Fälle müssen alle Mitarbeiter rechtzeitig über eine Teamsitzung und die Tagesordnung informiert werden, damit sie auch noch die Möglichkeit haben der Tagesordnung einen Punkt hinzuzufügen. Es bietet sich an, diesen dem Sitzungsleiter rechtzeitig mitzuteilen. Am besten man vereinbart den nächsten Termin gleich zum Ende einer Sitzung.

Bei festen Intervallen kann etwa gleich festgelegt werden: Wir treffen uns jeden 2. und 4. Dienstag im Monat, 10.00 Uhr – 12.00 Uhr im Besprechungszimmer!

Tagesordnung und Protokoll

Natürlich kann diese individuell gestaltet werden. Der Sitzungsleiter moderiert die Sitzung und protokolliert die wichtigsten Punkte (wenn kein anderer Mitarbeiter dazu benötigt wird). Wichtig ist aber, dass jeder Mitarbeiter zu Wort kommt und mitteilt, an was er momentan arbeitet. Es kann über Fortschritte, Rückschläge und Änderungen gesprochen werden; es sollte aber auch nicht ausgespart werden, wie es dem einzelnen Mitarbeiter mit seinem Projekt oder seinen Aufgaben geht.

Grob kann der Verlauf einer Sitzung folgendermaßen aussehen:

– Vorstellung der Themen
– Besprechung der Themen im Einzelnen – Probleme können analysiert und Lösungsvorschläge gemacht werden
– rege Diskussion (aller Mitarbeiter)
– Aufgabenverteilung und Festsetzung der Deadline, bis wann die Aufgabe erledigt sein muss
– Zeit zur Besprechung anderer Punkte, die spontan hinzukommen und nicht auf der Tagesordnung stehen

Werden Aufgaben verteilt, sollte diese Aufteilung gerecht sein, soll heißen, dass sie sowohl zeitlich als auch inhaltlich zum Mitarbeiter, der diese zu bewältigen hat, passen. Es kommt gelegentlich vor, dass sich einige Mitarbeiter hinter anderen „verstecken“ und Aufgaben gerne „auf andere abwälzen“. Der Sitzungsleiter sollte dies genau im Blick behalten und auf eine gerechte Verteilung achten.

Wo findet die Sitzung statt?

Oder vielleicht sollte die Frage eher lauten: Wo sollte eine Sitzung besser nicht stattfinden?

Am Idealsten ist, wenn es ein Besprechungszimmer gibt, in dem die Sitzung stattfinden. Natürlich funktionieren auch große Büros oder die Teeküche. Gegen das Ausschenken von Kaffee und Getränken und einen kleinen Imbiss ist nichts einzuwenden. Wovon ich aber abrate, sind Sitzungen im Restaurant oder während der Mittagspause. In der Mittagspause sollte idealerweise überhaupt nicht über die Arbeit gesprochen werden, auch nicht unter Kollegen. Ich war mal in einem Verlag tätig, in dem wir Kolleginnen, die in der Kantine immer gemeinsam an einem Tisch saßen, ausgemacht hatten, während der Pause nichts Geschäftliches zu besprechen. Lediglich die Vereinbarung eines Termin zur Besprechung eines Themas war erlaubt. Wer sich nicht daran hielt, musste mit Süßigkeiten bezahlen! Richtig so – schließlich dienen Pausen dazu, den Kopf frei zu kriegen und auch die Kollegen persönlich näher kennen zu lernen.

Was gegen eine Sitzung im Restaurant – auch wenn diese dann als Arbeitszeit gilt – spricht, ist, dass ganz schnell der Arbeitscharakter verloren gehen kann und man abschweift. Teamsitzungen sind Arbeit und das sollten sie auch bleiben. Arbeitet man konzentriert, steht einem gemeinsamen Mittagessen im Anschluss einer Teamsitzung jedoch nichts im Wege! Guten Appetit!

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